HRM & Finance

Keer terug naar Europese aanbesteding

Europese aanbesteding abonnementen en boeken scholengemeenschap

Een scholengemeenschap schakelde WOLCON Inkoopadvies in om een Europese aanbesteding voor abonnementen en boeken uit te voeren. De aanbesteding had betrekking op het leveren van abonnementen zoals tijdschriften, kranten en losbladige uitgaven in zowel papieren- als digitale vorm en boeken in uitsluitend papieren vorm. De beoogde leverancier moest als intermediair gaan fungeren tussen de diverse uitgeverijen enerzijds en de scholengemeenschap anderzijds, zodat het aantal leveranciers sterk gereduceerd zou worden.

Een projectteam werd ingericht die de aanbestedingsdocumenten opgestelde. De nadruk bij de eisen en wensen lag op het bestelproces, het assortiment en de managementinformatie. Ten aanzien van de prijs werden netto prijzen uitgevraagd van bestaande titels en een vast kortingspercentage voor nieuwe titels. Na publicatie en beoordeling werd een intermediair gecontracteerd die het hele inkoopsegment moest leveren. Het inkoopproces werd sterk vereenvoudigd omdat de scholengemeenschap nu nog maar met één leverancier te maken had in plaats van de tientallen leveranciers in het verleden. Dit leidde tot een aanzienlijke besparing. Bovendien was door de Europese aanbesteding de rechtmatigheid geborgd.

Europese aanbesteding accountancy stichting

Een stichting besloot een Europese aanbesteding accountancy uit te voeren. Het bedrag dat de stichting uitgaf aan accountancy overschreed ruimschoots het drempelbedrag voor Europees aanbesteden. Een consultant van WOLCON Inkoopadvies werd gevraagd om de Europese aanbesteding uit te voeren. De omvang van de opdracht bestond uit de algemeen certificerende opdracht, de natuurlijke adviesfunctie en fiscale werkzaamheden.

Samen met het hoofd financiën, de controller en de financieel directeur werden de aanbestedingsdocumenten opgesteld. Allereerst werden de eisen en wensen bepaald. vervolgens werden de gunningcriteria en de overige documenten opgesteld. De gunningcriteria waren prijs, kwaliteit dienstverlening en een presentatie. Nadat de inschrijvingen waren beoordeeld, werden alle inschrijvers die de opdracht nog konden winnen in de gelegenheid gesteld een presentatie te verzorgen. Met de winnende inschrijver werd een raamovereenkomst gesloten voor een periode van drie jaar met een optie tot verlenging van één jaar. Een substantiële besparing werd gerealiseerd en de rechtmatigheid werd geborgd.

Europese aanbesteding arbodienstverlening provincie

Een provincie schakelde WOLCON Inkoopadvies is om een Europese aanbesteding voor arbodienstverlening uit te voeren. Het doel was het afsluiten van een raamovereenkomst met één leverancier voor twee jaar met tweemaal een optie tot verlenging van één jaar. Kwaliteit van de dienstverlening was essentieel voor de opdrachtgever.

In het bestek werd daarom sterk de nadruk gelegd op zaken als: het terugdringen van frequent verzuim en andere preventieve acties, het oplossend vermogen bij lang verzuim, samenwerking met het SMT en de inzet van de preventiemedewerkers. Ten aanzien van de prijs werden diverse activiteiten uitgevraagd zoals: verzuimbegeleiding, re-integratieactiviteiten en arbo-spreekuur. Per activiteit moest de inschrijver de in te zetten discipline, de tijdsbesteding, de aantallen per jaar en de prijs per uur aangeven. Vervolgens werd de Europese aanbesteding gepubliceerd. Met de winnende arbodienstverlener werd een raamovereenkomst gesloten voor vier jaar. Het project werd succesvol en binnen het gestelde tijdspad afgerond.

Europese aanbesteding inhuur personeel provincie

Een provincie wilde een Europese aanbesteding inhuur financieel personeel uit voeren. Het bedrag dat de gemeente hieraan uitgaf was groter dan het drempelbedrag voor Europees aanbesteden. WOLCON Inkoopadvies werd gevraagd om de Europese aanbesteding uit te voeren. De omvang van de opdracht bestond uit diverse functies zoals: administrateurs, auditors, controllers, fiscalisten en medewerkers planning

Een werkgroep werd geformeerd waarin met name financiële medewerkers en budgethouders deelnamen. Allereerst werden de functieprofielen opgesteld. Vervolgens werden de eisen en wensen opgesteld en werden de overige aanbestedingsdocumenten opgesteld. De opdracht werd gegund aan de drie inschrijvers met de 'economisch meest voordelige inschrijving'. Met de winnende inschrijvers werd een raamovereenkomst gesloten voor een periode van twee jaar met twee keer een optie tot verlenging van één jaar. Elke concrete uitvraag werd bij de drie partijen uitgezet middels een mini-tender.

Europese aanbesteding textielverzorging instelling

Een instelling met meerdere vestigingen riep de hulp van WOLCON Inkoopadvies is om een Europese aanbesteding textielverzorging uit te voeren. De insteek was een raamovereenkomst met één leverancier voor twee jaar met tweemaal een optie tot verlenging van één jaar. Sommige locaties verzorgden zelf het interne transport en op andere locaties moest de leverancier ook de decentrale distributie verzorgen.

Er werd een werkgroep opgesteld waarbij de consultant van WOLCON Inkoopadvies projectleider was. De gunningcriteria waren duurzaamheid, logistiek en prijs. Ten aanzien van de prijs werden wasprijzen per item gevraagd voor zowel centrale als decentrale distributie. Ook werden huurprijzen voor de textiel uitgevraagd. Nadat alle aanbestedingsdocument opgesteld waren, werd de Europese aanbesteding gepubliceerd. Met de winnende partij werd een raamovereenkomst gesloten voor vier jaar.

Europese aanbesteding uitzendkrachten gemeente

WOLCON Inkoopadvies werd door een gemeente gevraagd om het Europese aanbestedingstraject uitzendkrachten uit te voeren. Een projectteam werd geformeerd dat onder leiding van WOLCON Inkoopadvies de Europese aanbesteding uitvoerde. De gemeente had zowel reguliere uitzendkrachten als callcenter krachten. Gekozen werd om de aanbesteding onder te verdelen in twee percelen. Het gunningcriterium was de laagste prijs. Inschrijvers moesten in plaats van de gebruikelijke bureaumarge een nominale opslag per uur opgeven.

Zorgvuldig werd het programma van eisen en de overige aanbestedingsdocumenten opgesteld. Vervolgens werd de aanbesteding gepubliceerd. De opdracht werd per perceel gegund aan de inschrijver met de laagste nominale opslag. Het resultaat was per perceel een overeenkomst met één partij voor een periode vier jaar. Een flinke besparing werd gerealiseerd en de rechtmatigheid werd geborgd.

Europese aanbesteding vertaaldiensten stichting

Een stichting besloot om haar vertaaldiensten Europees aan te besteden. De stichting had te maken met een sterk versnipperde inkoop van vertaaldiensten. Per locatie bestonden verschillende inkoopmethodieken met als gevolg dat de stichting zeer veel leveranciers had op het gebied van vertaaldiensten. Tezamen overschreed het bedrag aan vertaaldiensten ruimschoots het drempelbedrag voor Europees aanbesteden.

Een werkgroep werd geformeerd onder leiding van een consultant van WOLCON Inkoopadvies. De werkgroep startte met het maken van een grondige analyse van alle vertaaldiensten. Onder andere de volgende aspecten werden in kaart gebracht: het aantal vertalingen per taal, de soorten vertalingen en de onderverdeling tussen reguliere vertalingen en spoedvertalingen.

Vervolgens werd het aanbestedingsdocument opgesteld en werd de Europese aanbesteding gepubliceerd. Na gunning werd een raamovereenkomst afgesloten met één leverancier die alle vertaaldiensten leverde. Gevolg was dat de interne organisatiekosten drastisch gereduceerd werden. Door het grote volume dat tegelijkertijd op de markt werd gezet, werd een grote besparing gerealiseerd. Bovendien was de rechtmatigheid van de inkoop geborgd.

Europese aanbesteding cliëntenvervoer instelling

Een GGZ-instelling met ruim 5.000 cliënten besloot een Europese aanbesteding cliëntenvervoer uit te voeren. WOLCON Inkoopadvies had al meerdere Europese aanbestedingen voor de instelling uitgevoerd en werd gevraagd om ook deze Europese aanbesteding te begeleiden. Het vervoer bestond uit intern vervoer op de locaties zelf en extern vervoer. Het vervoer werd verdeeld in zeven regionale percelen. De insteek was dat elk perceel aan één partij werd gegund.

Een werkgroep waarin materiedeskundigen, logistieke medewerkers en budgethouders deelnamen, stelde onder leiding van de consultant het aanbestedingsdocument op. Vervolgens werd het document gepubliceerd. Na gunning werd per perceel een raamovereenkomst gesloten met één partij. Omdat sommige partijen meerdere percelen wonnen, werden in totaal drie leveranciers gecontracteerd.

Contact opnemen

drs André Wolterink
033 24 50 158