Facilitair

Keer terug naar Europese aanbesteding

Europese aanbesteding afvalverwerking Gemeente

Een gemeente besloot om haar afvalverwerking en -transport Europees aan te besteden. De gemeente had te maken met een sterk versnipperde inkoop van afvaltransport en afvalverwerking. Elke locatie had haar eigen inkoopmethodiek en haar eigen leveranciers. Sommige locaties hadden heldere en scherpe contracten afgesproken. Andere locaties kochten de dienstverlening in op basis van mondelinge afspraken. De inkoopvolumes per locatie waren weliswaar relatief beperkt maar het totale inkoopvolume overschreed ruimschoots het drempelbedrag voor Europees aanbesteden.

Een werkgroep werd geformeerd onder leiding van een consultant van WOLCON Inkoopadvies. De werkgroep startte met het maken van een gedegen analyse van alle afvalstromen. Vervolgens werd het aanbestedingsdocument opgesteld en werd de Europese aanbesteding gepubliceerd. Na gunning werd een raamovereenkomst afgesloten met één leverancier die alle afvaltransport en -verwerking uitvoerde voor alle locaties. Gevolg was dat de interne organisatiekosten drastisch gereduceerd werden. Door het grote volume dat tegelijkertijd op de markt werd gezet, werd een grote besparing gerealiseerd. Bovendien was de rechtmatigheid van de inkoop geborgd.

Europese aanbesteding beveiliging provincie

Een provincie had een overeenkomst op het gebied van beveiliging die expireerde. WOLCON Inkoopadvies werd ingeschakeld om een Europese aanbesteding uit te voeren met als doel het afsluiten van een raamovereenkomst met één partij. Het inkoopsegment beveiliging bestond uit een aantal onderdelen: alarmopvolging en keyholding, meldkameraansluiting en het beschikbaar stellen van beveiligingspersoneel.

Samen met de klant werden de aanbestedingsdocumenten opgesteld. De provincie verzorgde zelf de publicatie en administratieve afhandeling. WOLCON Inkoopadvies stelde de gunningleidraad op en participeerde in het beoordelingsteam. Een nieuwe partij werd gecontracteerd voor een periode van twee jaar. De provincie had de optie om de overeenkomst met twee maal één jaar te verlengen. De rechtmatigheid was geborgd, het proces herzien en opnieuw ingericht en bovendien werd een besparing van tien procent gerealiseerd.

Europese aanbesteding catering scholengemeenschap

Een scholengemeenschap had diverse locaties. Het bedrag dat de scholengemeenschap uitgaf aan catering overschreed het drempelbedrag voor Europees aanbesteden. WOLCON Inkoopadvies kreeg de opdracht om de Europese aanbesteding te begeleiden. Besloten werd om de catering in de kantines op basis van een totale aanneemsom inclusief restitutie uit te voeren (gesloten-boeksysteem) en de overige onderdelen, zoals vergaderlunches en vergaderservice op basis van regie uit te voeren (open-boeksysteem).

Samen met het verwervingsteam werden de eisen en wensen opgesteld, waarbij het concept ‘gezonde voeding’ een speerpunt was. Resultaat was een overeenkomst met een partij voor alle locaties voor een periode van drie jaar. De scholengemeenschap had de optie tot een verlenging van één jaar. WOLCON Inkoopadvies verzorgde ook de implementatie van de overeenkomst alsmede het contractmanagement.

Europese aanbesteding kantoorartikelen ministerie

Het bedrag dat een directoraat van een ministerie uitgaf aan kantoorartikelen, papier en computersupplies overschreed ruimschoots het drempelbedrag voor Europees aanbesteden. Een consultant van WOLCON Inkoopadvies werd gevraagd om de Europese aanbesteding integraal te begeleiden. Zijn gedegen materiekennis, marktkennis en aanbestedingskennis werd aangewend om de Europese aanbesteding uit te voeren. Een projectteam werd geformeerd dat onder leiding van de consultant de aanbestedingsdocumenten maakte.

Allereerst werd een lijst van het basisassortiment opgesteld. Deze lijst bestond uit de zogenaamde ‘hardlopers’; een relatief klein aantal producten dat een groot percentage van het inkoopvolume betrof. Vervolgens werden de eisen en wensen opgesteld. Naast prijs waren duurzaamheid en logistiek belangrijke gunningcriteria. Vervolgens werd de aanbesteding gepubliceerd. Met de winnende partij werd een raamovereenkomst voor twee jaar afgesloten met een optie tot verlenging van tweemaal één jaar. Een flinke besparing van dertig procent werd gerealiseerd en de rechtmatigheid werd geborgd.

Europese aanbesteding kopieerapparatuur waterschap

Een waterschap moest haar multifunctionals opnieuw Europees aanbesteding omdat de oude overeenkomst expireerde. WOLCON Inkoopadvies werd gevraagd om de Europese aanbesteding uit te voeren. De omvang van de opdracht bestond uit een centrale repro met de mogelijkheid tot printing-on-demand, een printshop en een groot aantal decentrale multifunctionals.

Een verwervingsteam werd opgericht waarin facilitaire- repro- en ict-medewerkers deelnamen. Het verwervingsteam stelde onder leiding van de adviseur de aanbestedingsdocumenten op. Allereerst werden de machinefunctionaliteiten opgesteld en werden de eisen en wensen bepaald. Vervolgens werden de gunningcriteria en de overige documenten opgesteld. De gunningcriteria waren prijs, kwaliteit en een presentatie. Alle inschrijvers die de opdracht nog konden winnen werden uitgenodigd een presentatie te verzorgen.

Met de winnende inschrijver werd een raamovereenkomst gesloten voor een periode van vijf jaar met een optie tot verlenging van één jaar. Een substantiële besparing werd gerealiseerd en de rechtmatigheid werd geborgd.

Europese aanbesteding meubilair scholengemeenschap

Een scholengemeenschap besloot een Europese aanbesteding meubilair uit te voeren. WOLCON Inkoopadvies had al meerdere Europese aanbestedingen voor de scholengemeenschap uitgevoerd en werd gevraagd om ook deze Europese aanbesteding te begeleiden. Het meubilair werd verdeeld in twee percelen. Perceel 1 had betrekking op schoolmeubilair en perceel 2 had betrekking op kantoormeubilair. Voor beide percelen werden twee meubellijnen aanbesteed.

Een werkgroep waarin materiedeskundigen, budgethouders en facilitaire medewerkers deelnamen, stelde onder leiding van de consultant het aanbestedingsdocument op. Per perceel werd van de winnende inschrijver door middel van een proefopstelling getoetst of de meubellijnen voldeden aan de gestelde eisen. Vervolgens werd per perceel een raamovereenkomst gesloten met één partij en vond de initiële bulklevering plaats.

Europese aanbesteding sanitaire voorzieningen Gemeente

De inkoop van sanitaire voorzieningen in de gemeente werd sterk decentraal uitgevoerd. De gemeente had tientallen locaties en elke locatie kocht de Sanitaire Voorzieningen op haar eigen manier in. Sommige locaties hadden professionele contracten, andere kochten de sanitaire voorzieningen bij de ‘leverancier om de hoek’. De gemeente had een waslijst van leveranciers en een evenzo grote waslijst van inkoopconstructies. Besloten werd om de inkoop van sanitaire voorzieningen te standaardiseren en te uniformeren. Er werden aanbestedingskeuzes gemaakt die bindend waren voor alle onderdelen van de gemeente. Geëist werd dat de leverancier de dispensers om niet moest verstrekken en dat de kosten van de dispensers verdisconteerd moesten worden in de verbruiksartikelen.

Vervolgens werd een Europese aanbesteding uitgevoerd en een raamovereenkomst afgesloten met één leverancier. Gevolg was dat de interne organisatiekosten drastisch gereduceerd werden. Door het grote volume dat tegelijkertijd op de markt werd gezet, werd een substantiële besparing gerealiseerd. Bovendien was de rechtmatigheid van de inkoop geborgd.

Europese aanbesteding Schoonmaak veiligheidsregio

De klant betrof een veiligheidsregio met meerdere panden. De klant wilde zowel de schoonmaak als de glasbewassing aanbesteden. WOLCON Inkoopadvies werd gevraagd om de Europese aanbesteding als projectmanager uit te voeren. Allereerst werd het bestaande werkprogramma geëvalueerd en bijgesteld. Vervolgens werd samen met de opdrachtgever en een klein projectteam alle aanbestedingskeuzes gemaakt. Aansluitend werd de Europese aanbesteding uitgevoerd. Het resultaat was een raamovereenkomst met één partij voor een periode van vier jaar. Een besparing werd gerealiseerd en de rechtmatigheid werd geborgd.


Europese aanbesteding Facility Maincontracting scholengemeenschap

De scholengemeenschap besloot om de inkoopsegmenten Catering, Schoonmaak, Beveiliging en Automaten aan te besteden. De aanbestedingsstrategie was om deze inkoopsegmenten te bundelen en Europees aan te besteden als Facility Maincontracting. Samen met een groep van materiedeskundigen, budgethouders, financieel specialisten en een jurist, werd onder leiding van de consultant de integrale Europese aanbesteding uitgevoerd. Het resultaat was een raamovereenkomst met één partij voor een periode van twee jaar met twee optiejaren. De rechtmatigheid voor de scholengemeenschap was geborgd en er werd bovendien een zeer substantiële besparing gerealiseerd.

Download het artikel 'Inkoop schoonmaak niet sexy genoeg'.

Europese aanbesteding verhuisdiensten waterschap

Een waterschap schakelde WOLCON Inkoopadvies is om een Europese aanbesteding voor verhuisdiensten uit te voeren. De insteek was een raamovereenkomst met één leverancier voor twee jaar met tweemaal een optie tot verlenging van één jaar. De reikwijdte van de aanbesteding betrof met name interne verhuizingen, externe verhuizingen, tijdelijke opslag en inhuur op regiebasis. De onderdelen van het waterschap konden op vrijwillige basis deelnemen aan de raamovereenkomst.

Er werd een werkgroep opgesteld waarbij de consultant van WOLCON Inkoopadvies projectleider was. De gunningcriteria waren duurzaamheid, social return en prijs. Ten aanzien van de prijs werden prijzen per kubieke meter uitgevraagd en uurtarieven. Vervolgens werd de Europese aanbesteding gepubliceerd. Met de winnende partij werd een raamovereenkomst gesloten voor vier jaar. Het project werd succesvol en binnen het gestelde tijdspad afgerond.

Europese aanbesteding Voeding zorginstelling

Onze opdrachtgever was een zorginstelling met diverse locaties. Elke locatie opereerde min of meer zelfstandig. Op het gebied van voeding had de instelling dan ook diverse methodes van voedingverstrekking zoals geportioneerd, bulklevering en uitleveren via dekschalen. WOLCON Inkoopadvies werd gevraagd de aanbesteding te begeleiden als projectleider. Het doel van de opdracht was het selecteren en contracteren van één leverancier per perceel voor de levering en dienstverlening van maaltijdvoorzieningen op alle locaties van de instelling gedurende een periode van vier jaar. Het betrof de voorzieningen van de warme maaltijden inclusief de bijbehorende componenten en extra verstrekkingen.

Allereerst werd een inkoopteam geformeerd en werd een stuurgroep ingesteld. De opdracht werd verdeeld in vier regionale percelen. Vervolgens werd het bestek opgesteld en gepubliceerd op aanbestedingskalender. Alle inschrijvers die de opdracht per perceel nog konden winnen, werden uitgenodigd voor een presentatie en een maaltijdtest. De maaltijdtest zorgde voor veel draagvlak in de organisatie. Vervolgens werd de opdracht per perceel gegund aan de inschrijver die de economisch meest voordelige inschrijving had gedaan. WOLCON Inkoopadvies verzorgde ook de implementatie van de contracten. Het resultaat was een substantiële besparing, een gedegen overeenkomst en zeer tevreden cliënten.

Contact opnemen

drs André Wolterink
033 24 50 158